Yes, This Is That Wiseno

Sebelum kita masuk lebih jauh ke dalam Knowledge Management, pertama-tama kita mesti tau apa si “mahluk” yang bernama knowledge ini?

Knowledge, baik itu dalam “bahasa” Filsuf ataupun IT, memiliki makna yang sama yakni kemampuan seseorang menyelesaikan sebuah masalah atau problem. Sebagai contoh ketika kita naik ojek dan tiba-tiba dihadang macet, sang tukang ojek pun mengambil jalan pintas melewati gang-gang, dan dengan luwes ia bisa melewati gang yang sempit dengan cepat dan sampai ditujuan tepat waktu. Sang tukang ojek tersebut dapat kita katakan memiliki knowledge lebih dalam mengendarai motor, khususnya pada daerah yang ia biasa lewati.

Lalu apa si yang menjadi permasalahan dari Knowledge ini, sehingga harus ada satu bidang khusus yang membahas gimana cara me-manage-nya?

Salah satu alasannya adalah karena Knowledge tersebut terbagi menjadi banyak jenis, sebagai contoh saya akan mengambil dua diantaranya yakni Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge.

Kembali lagi ke sang tukang ojek, kemampuannya untuk dapat mengendarai motornya dengan luwes dan cepat melewati gang-gang kecil biasa disebut sebagai Tacit Knowledge, yakni Knowledge yang sangat melekat pada diri masing-masing individu. Tacit Knowledge ini sangat susah untuk ditransfer ke orang lain, dan biasanya didapat setelah orang tersebut Expert dengan knowledge-nya ini. Sebagai contoh ketika sang tukang Ojek ingin mewariskan keahliannya ini ke penerusnya, maka belum tentu penerusnya tersebut bisa mengendarai motor seluwes dan secepat tukang ojek itu. Sang tukang ojek pun biasanya akan kesusahan dalam men-transfer knowledge tersebut, karena hal itu melekat di dirinya setelah berpuluh-puluh tahun melanglang buana di dunia per-ojekan.

Namun hal tersebut sangat bertolak belakang dengan Explicit Knowledge, yang bisa diartikulasikan dan disampaikan dengan mudah ke orang lain. Pengetahuan tukang ojek akan rute-rute gang yang kosong ketika macet bisa digolongkan ke dalam Explicit Knowledge, karena ketika ia ingin mewarisi pengetahuannya tersebut ke penerusnya, ia dapat dengan mudah menjelaskannya secara verbal ataupun menggambarkan rute tersebut pada sebuah kertas agar sang penerus dapat memahami Knowledge tersebut.       Berbeda jenis Knowledge-nya, berbeda pula metode yang dilakukan untuk mentransfer knowledge-nya, dan berbeda pula cara me-manage-nya. Hal di atas baru dua diantara sekian banyak jenis knowledge yang tentunya tidak dapat di-manage secara general di perusahaan.

Kemudian apa yang membuat perusahaan mau melakukan Knowledge Management di tempatnya?

Pernahkah anda mengalami sebuah masalah dalam perusahaan, dan ketika anda menyadari ternyata sudah ada staff lain yang pernah mengalaminya dan melakukan problem solving yang sama? Pernahkah anda menyadari jika tumpukan notulen rapat anda yang ada di laci arsip anda ternyata menyimpan banyak informasi dan pemecahan masalah yang bisa saja menimpa anda? Pernahkah anda mencari seorang expert untuk menyelesaikan masalah anda, padahal ternyata teman satu kantor anda juga expert di bidang tersebut?

Permasalahan di atas lah yang akan dijawab dengan adanya Knowledge Management di perusahaan. Bayangkan berapa waktu dan effort yang anda hemat, jika anda dapat melakukan searching pada sebuah repository dari pemecahan masalah yang pernah terjadi dan di-solve di organisasi anda?

Tidak hanya itu pula, Knowledge Management juga bermanfaat dalam menjaga Knowledge tetap ada di perusahaan, misalnya ketika seorang staff expert meninggalkan perusahaan anda, anda tidak perlu kebingungan akan nasib Knowledge yang ada pada dirinya karena Knowledge tersebut tersimpan dalam suatu repository dimana seluruh staff, termasuk pengganti sang expert, bisa mengaksesnya dan meng-update knowledge mereka masing-masing.

Kalau begitu apa si hubungannya Knowledge Management dengan IT?

Peranan IT penting dalam Knowledge Management, karena ia adalah tools bagi perusahaan untuk melakukan Knowledge Management. Salah contoh yang paling mudah ditemui adalah penggunaan Corporate Wiki, dimana para staff perusahaan dapat berkontribusi dan berkolaborasi mengupdate aplikasi tersebut dengan knowledge yang mereka miliki, sehingga ketika Staff lain mengalami problem yang sama maka ia dapat mengakses wiki tersebut untuk menemukan pemecahan masalahnya.

Nah sekian saja pengenalan untuk Knowledge Management kali ini, Next Issue: Knowledge Management and Data Warehouse- Is It Related?