Yes, This Is That Wiseno

Pada postingan sebelumnya saya sempat ngebahas mengenai bagaimana Knowledge bisa membantu lingkungan sekitar kita (CSR). Now we back to the very root of KM, about knowledge itself.

Prinsip utama knowledge, at least for me, adalah layaknya sebuah air di dalam keran. Jika kita membuka keran tersebut dan mengalirkan air ke luar, maka makin banyak pula air yang mengalir melalui keran itu. Dan jika kita menutup keran tersebut, maka air pun akan tersumbat dan tidak bertambah.

Hal tersebut sama dengan Knowledge, jika kita menyebarkan dan men-share knowledge yang kita miliki maka kita akan lebih banyak mendapatkan Knowledge baru. Dan jika kita hanya menyimpannya untuk diri kita sendiri, maka hanya knowledge tersebut sajalah yang kita dapat, tidak lebih dan tidak kurang.
Lalu bagaimana hal tersebut dapat terjadi?

Satu hal yang paling simple sebagai bentuk Knowledge Sharing adalah Blogging. Dengan membuat blog tanpa sadar kita telah menuangkan sedikit atau bahkan banyak ilmu kepada orang yang membacanya (well, maybe it depends on what “knowledge” do we share). Diantara sekian banyak orang yang membaca tersebut, pastilah tentunya akan ada yang memberikan feedback ke kita berupa komentar-komentar, baik itu bermanfaat atau tidak. Namun dari komentar tersebut kita dapat belajar, and at least kita dapat memperbaiki tulisan kita di postingan yang lain.

Dan ternyata prinsip ini tidak hanya berlaku bagi individu, but also for the company itself. Hal tersebutlah yang dilakukan oleh Unilever, yang sempat saya bahas pada postingan sebelumnya, melakukan kegiatan social (Corporate Social Responsibility-CSR) dengan men-share knowledge yang mereka miliki kepada masyarakat. Dan apa yang mereka dapat? Inspirasi akan produk-produk baru serta feedback yang positif dari masyarakat…

Jadi jangan pernah takut kalau anda akan kehabisan ilmu yang anda miliki jika anda selalu menyebarkannya, karena ilmu tersebut akan memberikan sinergi bagi anda dan orang yang anda terangkan untuk terus berkembang.
*sedikit curhat: dulu waktu S1 banyak sekali teman2 saya yang pelit akan ilmunya

So what are we waiting for? Lets share our knowledge!

Sambil mencari-cari artikel untuk mengerjakan tugas Strategic Knowledge Management, saya menemukan sebuah artikel menarik dari Warta Ekonomi. Berikut adalah link-nya
Warta Ekonomi- KM and CSR

Di artikel tersebut kita dapat melihat salah satu implementasi lain dari Knowledge Management yakni sebagai salah satu upaya perusahaan untuk melakukan Corporate Social Responsibility (CSR), sebuah ide yang unik dan menarik. Selama ini saya selalu memandang bahwa tujuan utama knowledge management adalah bagaimana perusahaan menyimpan knowledge tersebut sehingga tetap tertanam di dalam perusahaan, sehingga perusahaan dengan mudah memperolehnya ketika dibutuhkan (misalnya ketika menghadapi sebuah problem).

Namun yang dilakukan Unilever cukup menarik. Mereka melakukan sharing atas knowledge yang mereka miliki kepada masyarakat, sebagai salah satu bentuk kepedulian sosial perusahaan. Sharing knowledge tersebut dilakukan dengan memberikan pengetahuan kepada masyarakat akan cara mengolah bahan-bahan bekas, sehingga mereka dapat memanfaatkannya untuk mencari nafkah.

Namun selain memberikan manfaat yang baik bagi lingkungan (sosial), ternyata Unilever juga mendapatkan manfaat dari Knowledge tersebut berupa ide-ide akan product baru. Laksmi S. Tobing, HR Business Partner for Marketing Division PT Unilever Indonesia Tbk, menyatakan bahwa dengan melakukan knowledge sharing maka dampak pengembangan diri akan dirasakan kedua pihak. “Berbagi (KM) dengan orang lain akan membuat sinergi, “ jelasnya.

Sebuah ide yang sangat jenius, karena biasanya CSR dilakukan dengan memberikan hal-hal tangible seperti uang, sembako, dsb. Dengan memberikan Knowledge manfaat yang diberikan kepada masyarakat tentunya akan berlangsung lebih lama, karena dari knowledge tersebut masyarakat dapat mencari mata pencaharian dan memperbaiki kehidupannya. Sangat berbeda dengan memberikan sembako, karena efek yang dirasakan hanya temporary dan manfaatnya akan hilang saat sembako tersebut habis.

Hal kedua yang membuat ide tersebut jenius adalah ternyata kegiatan tersebut memberikan feedback bagi perusahaan juga, berupa inovasi akan produk-produk perusahaan. Sebuah hal yang tidak dapat diperoleh, jika perusahaan hanya memberikan sembako kepada masyarakat.

Benar-benar ide yang jenius…

Selama ini banyak yang berpendapat bahwa Knowledge Management dan Businesss intelligence adalah satu hal yang sama. Business Intelligence memang merupakan salah satu alat untuk mencari knowledge bagi perusahaan kita, namun ia hanya salah satu tools dalam penerapan Knowledge Management tersebut.

Data merupakan sumber informasi dan jika diolah dengan baik, informasi tersebut dapat menghasilkan knowledge yang berguna bagi perusahaan. Dan bagaimana perusahaan dapat memfiltrasi serta menganalisis seluruh data pada database, yang pada kenyataannya sangat-sangat transactional-based? Salah satu caranya adalah dengan menyusun ulang seluruh data tersebut ke dalam data warehouse dan menggunakan Business Intelligence sebagai user interface untuk menyajikan informasi akan hasil analisisnya.

Sebagai contoh adalah data tentang penjualan sales pada perusahaan tiap bulan-nya. Dengan menggunakan data warehouse perusahaan dapat mendapatkan informasi tentang bulan apa saja lonjakan sales terjadi, sehingga perusahaan memiliki knowledge untuk menambah stocknya tiap bulan tersebut. Bahkan tidak hanya itu, dengan BI dan juga data warehouse, perusahaan bahkan bisa melihat produk-produk apa yang laku di tiap lokasi penjualannya sehingga ia bisa memiliki Knowledge lebih akan tren pembelian berdasarkan tiap tempat, dan membuat promosi yang berbeda-beda di tiap lokasi penjualannya. Sungguh sebuah sistem yang sangat-sangat membantu perusahaan dalam mendapatkan knowledge.

Namun Knowledge Management lebih besar Scope-nya daripada itu. Selain mengelola Knowledge yang di dapat dari hasil transaksi perusahaan, Knowledge Management juga mengelola Knowledge yang ada di tiap individunya. Sebagai contoh ketika seorang IT Consultant resign dari perusahaannya, maka Knowledge-knowledge yang ada pada dirinya juga akan ikut ”resign” dari perusahaan jika perusahaan tidak menerapkan KM dengan baik.

Knowledge akan permasalahan-permasalahan yang pernah dialami dengan client beserta pemecahannya, knowledge akan bisnis proses yang ada pada client, dan juga knowledge akan module-module yang sudah dibuat akan hilang, jika sang Consultant tidak mewariskan knowledge yang dimilikinya kepada penerusnya sebelum ia resign. Hal tersebut tentunya tidak dapat dijangkau oleh Business Intelligence dan juga Data Warehouse.

Knowledge Management is more than BI, Data Warehouse, or any other tools. It’s a set of strategies and practices to influence the culture of an organization toward improved knowledge sharing, reuse, learning, collaboration and innovation.

share your knowledge!

Story

Setelah pada episode sebelumnya kita membahas mengenai Knowledge Management secara teori, pada kesempatan kali ini saya mencoba menceritakan mengenai pengalaman pribadi saya dalam salah satu bagian Knowledge Management, yakni Knowledge Transfer.

Suatu ketika saya ditugaskan oleh kantor saya untuk menggantikan seorang Senior Consultant di sebuah perusahaan financial terkemuka di Jakarta, sebut saja inisial perusahaan tersebut ACC (Astra Credit Company). Merasa senang sekaligus tertantang dengan tugas yang baru, saya pun bersemangat pada hari pertama saya ditugaskan ke Client tersebut. Namun sesampainya di sana, saya tidak langsung dihadapkan dengan kerjaan-kerjaan, yang saya kira, bakal menguras tenaga saya di hari itu. Hal itu dikarenakan semenjak hari itu dan 29 hari berikutnya kegiatan saya hanya berupa Knowledge Transfer, kata Senior saya.

Mendengar sebutannya yang keren (Knowledge Transfer), rasa penasaran dan ekspektasi saya akan aktivitas tersebut semakin besar. Kemudian setelah satu hari berlalu saya pun mengambil kesimpulan, bahwa Knowledge Transfer adalah “kegiatan yang membosankan”. Bayangkan saja, satu hari tersebut saya lewati dengam membaca dokumen-dokumen teknis dari seluruh program yang ada di ACC.

Hari kedua pun datang, dan rasa malas saya akan kegiatan kemarin membuat ekspektasi saya pada hari kedua berbalik 180 derajat. Namun ternyata nasib berkata lain, karena kegiatan saya sedikit tidak membosankan dibanding hari sebelumnya. Hari tersebut saya lalui dengan membuat simulasi program, setelah sebelumnya Senior saya menerangkan sedikit tentang konsep pemrograman pada PL/SQL Web, bahasa pemrograman yang digunakan di ACC untuk men-develop seluruh module Custom Oracle HRMS. Dan di akhir hari, senior saya pun mengadakan review akan apa yang sudah saya buat di hari itu dan apa yang akan saya pelajari berikutnya.

Hari-hari berikutnya pun saya lewati dengan kegiatan yang sama, yakni diskusi tentang konsep dan alur program yang ada, konsep pemrograman dan juga mencoba men-develop beberapa modul PL/SQL Web untuk menerapkan apa yang sudah didiskusikan sebelumnya. Dan diakhir bulan tersebut saya pun dapat menjawab pertanyaan bahwa sebenarnya proses Knowledge Transfer adalah update pengetahuan dari seseorang ke orang lain sehingga mereka dapat memiliki knowledge yang sama.

Bayangkan betapa kesulitannya saya, jika saya langsung dihadapkan dengan pekerjaan tanpa adanya proses pentransferan Knowledge tersebut. Bahkan saya sendiri merasa, bahwa satu bulan yang diberikan untuk proses Knowledge Transfer pun belum cukup karena kenyataannya masih banyak module-module yang belum diajarkan kepada saya.

Lesson Learned

Kemudian setelah beberapa bulan dilalui di sana, saya pun menyadari beberapa hal terkait knowledge management tersebut. Hal pertama bahwa senior saya sangat baik mewariskan banyak file yang dapat saya pelajari. Hal kedua bahwa seluruh file tersebut ternyata kurang berguna, karena tidak ada pengelompokan file yang benar berdasarkan module yang ada dan mana file yang masih dipakai dan mana yang tidak. Sebagai contoh, ketika saya ingin mengetahui seperti apa sih alur Sistem Perjalan Dinas Online, maka hal pertama yang saya lakukan adalah mencari technical maupun functional design-nya baru saya akan masuk ke coding. Namun saat masuk ke folder “File Anz” tersebut, saya hampir bisa menemukan 5 file dengan konteks yang sama atau kebingungan mencari di folder mana file tersebut berada, karena penamaan foldernya masih seperti “1 Juni 2010” untuk hampir lebih dari 30 folder yang berada di direktori tersebut (file Anz), belum lagi banyak yang masih memiliki sub-folder dengan penamaan yang sama (docs, 1-januari-2010, etc).

Pekerjaan utama saya di ACC adalah sebagai konsultan untuk me-support module Oracle HRMS, khususnya yang di-custom oleh ACC, dengan kata lain error dan debug adalah hal yang akan saya hadapi setiap harinya. Dan setelah 3 bulan berlalu, saya baru menyadari bahwa ada beberapa error dengan kode yang sama (misalnya error Unique Constraint : ORA 00001) dan cara pemecahan yang sama tentunya. Saya kemudian membayangkan, bagaimana jika ada sebuah file yang memuat seluruh list error yang pernah dialami seluruh konsultan Intelfast (perusahaan saya) lengkap dengan catatan how to solve-nya. Tentunya hal tersebut akan sangat membantu, khususnya ketika proses Knowledge Transfer.

Dari beberapa hal tersebut kemudian saya dapat mengambil kesimpulan, bahwa selain proses pentransferan Knowledge itu sendiri (diskusi dan juga simulasi) ternyata kita perlu mempersiapkan hal lain, yakni seluruh dokumentasi (file-file) yang juga berisi Knowledge yang akan di-transfer. Keseluruhan file tersebut tentunya harus dapat disusun secara teratur sehingga orang yang akan kita transfer ilmunya dapat mencari dan memahami Knowledge dengan mudah. Sebuah hal simple, yang ternyata jika dilakukan sangat besar manfaatnya terutama bagi penerus kita

Sebelum kita masuk lebih jauh ke dalam Knowledge Management, pertama-tama kita mesti tau apa si “mahluk” yang bernama knowledge ini?

Knowledge, baik itu dalam “bahasa” Filsuf ataupun IT, memiliki makna yang sama yakni kemampuan seseorang menyelesaikan sebuah masalah atau problem. Sebagai contoh ketika kita naik ojek dan tiba-tiba dihadang macet, sang tukang ojek pun mengambil jalan pintas melewati gang-gang, dan dengan luwes ia bisa melewati gang yang sempit dengan cepat dan sampai ditujuan tepat waktu. Sang tukang ojek tersebut dapat kita katakan memiliki knowledge lebih dalam mengendarai motor, khususnya pada daerah yang ia biasa lewati.

Lalu apa si yang menjadi permasalahan dari Knowledge ini, sehingga harus ada satu bidang khusus yang membahas gimana cara me-manage-nya?

Salah satu alasannya adalah karena Knowledge tersebut terbagi menjadi banyak jenis, sebagai contoh saya akan mengambil dua diantaranya yakni Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge.

Kembali lagi ke sang tukang ojek, kemampuannya untuk dapat mengendarai motornya dengan luwes dan cepat melewati gang-gang kecil biasa disebut sebagai Tacit Knowledge, yakni Knowledge yang sangat melekat pada diri masing-masing individu. Tacit Knowledge ini sangat susah untuk ditransfer ke orang lain, dan biasanya didapat setelah orang tersebut Expert dengan knowledge-nya ini. Sebagai contoh ketika sang tukang Ojek ingin mewariskan keahliannya ini ke penerusnya, maka belum tentu penerusnya tersebut bisa mengendarai motor seluwes dan secepat tukang ojek itu. Sang tukang ojek pun biasanya akan kesusahan dalam men-transfer knowledge tersebut, karena hal itu melekat di dirinya setelah berpuluh-puluh tahun melanglang buana di dunia per-ojekan.

Namun hal tersebut sangat bertolak belakang dengan Explicit Knowledge, yang bisa diartikulasikan dan disampaikan dengan mudah ke orang lain. Pengetahuan tukang ojek akan rute-rute gang yang kosong ketika macet bisa digolongkan ke dalam Explicit Knowledge, karena ketika ia ingin mewarisi pengetahuannya tersebut ke penerusnya, ia dapat dengan mudah menjelaskannya secara verbal ataupun menggambarkan rute tersebut pada sebuah kertas agar sang penerus dapat memahami Knowledge tersebut.       Berbeda jenis Knowledge-nya, berbeda pula metode yang dilakukan untuk mentransfer knowledge-nya, dan berbeda pula cara me-manage-nya. Hal di atas baru dua diantara sekian banyak jenis knowledge yang tentunya tidak dapat di-manage secara general di perusahaan.

Kemudian apa yang membuat perusahaan mau melakukan Knowledge Management di tempatnya?

Pernahkah anda mengalami sebuah masalah dalam perusahaan, dan ketika anda menyadari ternyata sudah ada staff lain yang pernah mengalaminya dan melakukan problem solving yang sama? Pernahkah anda menyadari jika tumpukan notulen rapat anda yang ada di laci arsip anda ternyata menyimpan banyak informasi dan pemecahan masalah yang bisa saja menimpa anda? Pernahkah anda mencari seorang expert untuk menyelesaikan masalah anda, padahal ternyata teman satu kantor anda juga expert di bidang tersebut?

Permasalahan di atas lah yang akan dijawab dengan adanya Knowledge Management di perusahaan. Bayangkan berapa waktu dan effort yang anda hemat, jika anda dapat melakukan searching pada sebuah repository dari pemecahan masalah yang pernah terjadi dan di-solve di organisasi anda?

Tidak hanya itu pula, Knowledge Management juga bermanfaat dalam menjaga Knowledge tetap ada di perusahaan, misalnya ketika seorang staff expert meninggalkan perusahaan anda, anda tidak perlu kebingungan akan nasib Knowledge yang ada pada dirinya karena Knowledge tersebut tersimpan dalam suatu repository dimana seluruh staff, termasuk pengganti sang expert, bisa mengaksesnya dan meng-update knowledge mereka masing-masing.

Kalau begitu apa si hubungannya Knowledge Management dengan IT?

Peranan IT penting dalam Knowledge Management, karena ia adalah tools bagi perusahaan untuk melakukan Knowledge Management. Salah contoh yang paling mudah ditemui adalah penggunaan Corporate Wiki, dimana para staff perusahaan dapat berkontribusi dan berkolaborasi mengupdate aplikasi tersebut dengan knowledge yang mereka miliki, sehingga ketika Staff lain mengalami problem yang sama maka ia dapat mengakses wiki tersebut untuk menemukan pemecahan masalahnya.

Nah sekian saja pengenalan untuk Knowledge Management kali ini, Next Issue: Knowledge Management and Data Warehouse- Is It Related?