Story

Setelah pada episode sebelumnya kita membahas mengenai Knowledge Management secara teori, pada kesempatan kali ini saya mencoba menceritakan mengenai pengalaman pribadi saya dalam salah satu bagian Knowledge Management, yakni Knowledge Transfer.

Suatu ketika saya ditugaskan oleh kantor saya untuk menggantikan seorang Senior Consultant di sebuah perusahaan financial terkemuka di Jakarta, sebut saja inisial perusahaan tersebut ACC (Astra Credit Company). Merasa senang sekaligus tertantang dengan tugas yang baru, saya pun bersemangat pada hari pertama saya ditugaskan ke Client tersebut. Namun sesampainya di sana, saya tidak langsung dihadapkan dengan kerjaan-kerjaan, yang saya kira, bakal menguras tenaga saya di hari itu. Hal itu dikarenakan semenjak hari itu dan 29 hari berikutnya kegiatan saya hanya berupa Knowledge Transfer, kata Senior saya.

Mendengar sebutannya yang keren (Knowledge Transfer), rasa penasaran dan ekspektasi saya akan aktivitas tersebut semakin besar. Kemudian setelah satu hari berlalu saya pun mengambil kesimpulan, bahwa Knowledge Transfer adalah “kegiatan yang membosankan”. Bayangkan saja, satu hari tersebut saya lewati dengam membaca dokumen-dokumen teknis dari seluruh program yang ada di ACC.

Hari kedua pun datang, dan rasa malas saya akan kegiatan kemarin membuat ekspektasi saya pada hari kedua berbalik 180 derajat. Namun ternyata nasib berkata lain, karena kegiatan saya sedikit tidak membosankan dibanding hari sebelumnya. Hari tersebut saya lalui dengan membuat simulasi program, setelah sebelumnya Senior saya menerangkan sedikit tentang konsep pemrograman pada PL/SQL Web, bahasa pemrograman yang digunakan di ACC untuk men-develop seluruh module Custom Oracle HRMS. Dan di akhir hari, senior saya pun mengadakan review akan apa yang sudah saya buat di hari itu dan apa yang akan saya pelajari berikutnya.

Hari-hari berikutnya pun saya lewati dengan kegiatan yang sama, yakni diskusi tentang konsep dan alur program yang ada, konsep pemrograman dan juga mencoba men-develop beberapa modul PL/SQL Web untuk menerapkan apa yang sudah didiskusikan sebelumnya. Dan diakhir bulan tersebut saya pun dapat menjawab pertanyaan bahwa sebenarnya proses Knowledge Transfer adalah update pengetahuan dari seseorang ke orang lain sehingga mereka dapat memiliki knowledge yang sama.

Bayangkan betapa kesulitannya saya, jika saya langsung dihadapkan dengan pekerjaan tanpa adanya proses pentransferan Knowledge tersebut. Bahkan saya sendiri merasa, bahwa satu bulan yang diberikan untuk proses Knowledge Transfer pun belum cukup karena kenyataannya masih banyak module-module yang belum diajarkan kepada saya.

Lesson Learned

Kemudian setelah beberapa bulan dilalui di sana, saya pun menyadari beberapa hal terkait knowledge management tersebut. Hal pertama bahwa senior saya sangat baik mewariskan banyak file yang dapat saya pelajari. Hal kedua bahwa seluruh file tersebut ternyata kurang berguna, karena tidak ada pengelompokan file yang benar berdasarkan module yang ada dan mana file yang masih dipakai dan mana yang tidak. Sebagai contoh, ketika saya ingin mengetahui seperti apa sih alur Sistem Perjalan Dinas Online, maka hal pertama yang saya lakukan adalah mencari technical maupun functional design-nya baru saya akan masuk ke coding. Namun saat masuk ke folder “File Anz” tersebut, saya hampir bisa menemukan 5 file dengan konteks yang sama atau kebingungan mencari di folder mana file tersebut berada, karena penamaan foldernya masih seperti “1 Juni 2010” untuk hampir lebih dari 30 folder yang berada di direktori tersebut (file Anz), belum lagi banyak yang masih memiliki sub-folder dengan penamaan yang sama (docs, 1-januari-2010, etc).

Pekerjaan utama saya di ACC adalah sebagai konsultan untuk me-support module Oracle HRMS, khususnya yang di-custom oleh ACC, dengan kata lain error dan debug adalah hal yang akan saya hadapi setiap harinya. Dan setelah 3 bulan berlalu, saya baru menyadari bahwa ada beberapa error dengan kode yang sama (misalnya error Unique Constraint : ORA 00001) dan cara pemecahan yang sama tentunya. Saya kemudian membayangkan, bagaimana jika ada sebuah file yang memuat seluruh list error yang pernah dialami seluruh konsultan Intelfast (perusahaan saya) lengkap dengan catatan how to solve-nya. Tentunya hal tersebut akan sangat membantu, khususnya ketika proses Knowledge Transfer.

Dari beberapa hal tersebut kemudian saya dapat mengambil kesimpulan, bahwa selain proses pentransferan Knowledge itu sendiri (diskusi dan juga simulasi) ternyata kita perlu mempersiapkan hal lain, yakni seluruh dokumentasi (file-file) yang juga berisi Knowledge yang akan di-transfer. Keseluruhan file tersebut tentunya harus dapat disusun secara teratur sehingga orang yang akan kita transfer ilmunya dapat mencari dan memahami Knowledge dengan mudah. Sebuah hal simple, yang ternyata jika dilakukan sangat besar manfaatnya terutama bagi penerus kita